Pse gjithçka që dini rreth kryerjes së shumë detyrave njëherësh është gënjeshtër

Në një botë që ngutet më shumë se asnjëherë më parë, përsosja e artit të menaxhimit të shumë gjërave njëherësh gëzon popullaritet. Personat me shumë detyra mburren me krenari për aftësinë e tyre për të balancuar detyra të shumta në biseda, media sociale dhe madje edhe në CV-të e tyre. Por sipas ekspertëve kryesorë të produktivitetit dhe shkencëtarëve të sjelljes, kryerja e shumë detyrave njëherësh nuk është domosdoshmëri, por iluzion. Atëherë, çfarë?

Nëse kërkojmë në internet termin “multitasking”, shumica e imazheve të manipuluara që shfaqen në Google përshkruajnë njerëz me kostume biznesi të ulur pas një tavoline, me gjashtë krahë dhe një objekt të ndryshëm në secilën dorë: telefon, stilolaps, filxhan, mbajtëse kartëvizitash, makinë llogaritëse, orë muri. Kjo tregon se sa e vjetër është ideja e shumë detyrave njëherësh dhe, megjithatë, vazhdojmë ende ta bëjmë këtë, duke menduar se do të arrijmë një qëllim më shpejt dhe me më pak përpjekje.

Kjo ide u shfaq në vitet 1960, duke iu referuar përdorimit të një kompjuteri të vetëm për të kryer dy ose më shumë detyra njëherësh. Më pas, u përhap stereotipi gjinor sipas të cilit gratë kanë një aftësi të natyrshme për të kryer shumë detyra njëherësh, të afta për të vepruar sipas pritshmërisë sociale, për t’u kujdesuar për familjen, për të tjerët, për të patur një punë me pagesë dhe për të kontribuar në komunitetin e gjerë. Por, që nga mesi i viteve ‘90, shkencëtarët e kanë ditur dhe kanë vërtetuar se praktika e kryerjes së shumë detyrave njëherësh jo vetëm që nuk është efikase, por edhe mënyra se si ajo minon kapacitetin e trurit do të thotë se e rrit mbingarkesën mendore në jetën e përditshme. 

Dr. Alan Barnard, shkencëtar i vendimmarrjeve dhe Drejtor Ekzekutiv i Goldratt Research Labs, shpjegon se si kryerja e shumë detyrave njëherësh mbingarkon kapacitetin njohës. “Studimet tona kanë zbuluar se kur një person menaxhon tre projekte njëherësh, edhe nëse afati është i arsyeshëm, ai nuk do të përfundojë asnjërin prej tyre në kohë për shkak të humbjes së kohës dhe përqendrimit që ndodh kur kalon nga një projekt në tjetrin”. Në thelb, truri duhet të rikalibrohet sa herë që ndryshoni një aktivitet. “Gjithashtu, ai ndihet plotësisht i mbingarkuar dhe gabon më shumë, sesa nëse do t’i ndërmerrte projektet një nga një”, shton ai.

Në përgjithësi, kjo kosto është shumë më e lartë për femrat. “Sa më shumë vendime të merrni, aq më shpejt mendja juaj mbingarkohet që në pjesën e parë të ditës. Kështu që, kapaciteti i mbetur do të jetë i kufizuar; ju do të shmangni marrjen e vendimeve dhe, nëse jeni në gjendje të bëni një zgjedhje, do të zgjidhni opsionin me rrezikun më të vogël”, shpjegon Dr. Barnard. “Mesatarisht, femrat marrin më shumë vendime çdo ditë, sesa meshkujt, pjesërisht sepse ndihen më të përgjegjshme për njerëzit rreth tyre, kështu që mbingarkesa njohëse është më e lartë”. Pra, nuk është çudi që shumë prej nesh ndihen të mbingarkuar nga jeta e përditshme, para se të marrin në konsideratë të papriturat që mund të shfaqen.

Shpesh, janë ndryshimet e thjeshta ato që lehtësojnë mbingarkesën. Por atëherë, si mund të avancojmë me vetëdije drejt një jete më të mirë, duke bërë një detyrë të vetme? 

Përcaktoni prioritetet Përpilimi i një liste detyrash është vetëm gjysma e punës: fuqia qëndron në dhënien e përparësisë së atyre detyrave nga më të rëndësishmet tek ato më pak urgjente. Pastaj përqendrohuni në secilën prej tyre, një nga një. Siç thotë Dr. Barnard: “Nëse i trajtoni të gjitha me të njëjtin prioritet, atëherë rrezikoni të kryeni shumë detyra njëherësh dhe çdo detyrë bëhet shkel e shko”.

Përfitoni sa më shumë nga mëngjesi Kapaciteti njohës (p.sh. funksioni i trurit) është në kulmin e tij në mëngjes, kështu që këshillohet që detyrat më kërkuese apo krijuese të kryhen në orët e para të ditës. 

Kushtojini vëmendje mjedisit tuaj A keni krijuar hapësirë të mjaftueshme për të mbështetur misionin tuaj për të shmangur kryerjen e shumë detyrave njëherësh? Ndoshta thjesht duke e lënë celularin në një dhomë tjetër, ndërkohë që merreni me detyra specifike, duke mbyllur disa skeda kompjuterin tuaj, ndërsa punoni ose duke u siguruar që po plotësoni nevojat tuaja bazë si uji, ushqimi i shëndetshëm dhe përdorimi i tualetit që do t’ju ndihmojnë të përqendroheni në punën në fjalë. 

Dëgjoni Përdorimi i celularit (një vjedhës klasik i kohës!), edhe pse mund të duket kontradiktor, është një mënyrë për të shmangur kryerjen e shumë detyrave njëherësh, dhe ka aplikacione që mund t’ju ndihmojnë ta bëni atë. Aplikacioni Endel gjeneron kolona zanore të mbështetura nga inteligjenca artificiale dhe të krijuara për të ndihmuar trurin të fokusohet dhe të injorojë zhurmat dhe shpërqendrimet. 

Victoria Joy është instruktore e kualifikuar që i ndihmon njerëzit të rimarrin kontrollin e jetës së tyre të përditshme, duke menaxhuar mbingarkesën në mënyrë që të krijojnë zakone të dobishme dhe rutina të qëndrueshme për të lehtësuar jetën